Особенности ведения и заполнения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них – это обязательный документ на любом предприятии, при проверке сотрудниками гос. органов, этот документ один из первых будет интересовать инспектора.

Ведение книги учёта следует возложить на инспектора по кадрам приказом или прописать в должностной инструкции данной обязанности.  Следует напомнить, что сами трудовые книжки необходимо хранить в сейфе отдельно от книги учёта движения трудовых книжек.

В случае если, Вы вновь прибывший кадровый специалист и обнаружили что до Вас на предприятии не велась книга учёта необходимо немедленно её завести. Прежде чём Вы заведёте новую книгу, необходимо направить докладную записку на имя директора с информированием о том, что книга учёта до настоящего момента на предприятии не велась.

Работодатель имеет право взимать с сотрудника денежные средства на покупку трудовой книжки. Этот момент может быть в двух вариантах: первый- Вы, как работодатель, лично закупаете определённое количество (оно ничем не ограниченно) трудовых книжек, затем заводите сотруднику трудовую книжку, которую купили самостоятельно, и взымаете с сотрудника потраченные денежные средства на покупку трудовой книжки и второй вариант- сотрудник покупает трудовую книжку лично и сдаёт её в отдел кадров, при этом сотруднику ничего дополнительно платить не придётся.

Особенности ведения книги учёта трудовых книжек и вкладышей:

1.       Книга учёта  обязательно должна быть прошита и пронумерована и заверена печатью Вашего предприятия.

2.       Книгу не следует регистрировать в налоговой.

3.       После увольнения, уволенный работник обязан расписаться в графе 13 книги учёта движения трудовых книжек, подтверждая, что трудовую книжку он лично получил на руки.

4.       Во второй, третьей  и четвёртой графе дата заполняется в следующем формате: число и месяц- двумя арабскими цифрами, год- четырьмя.

5.       В пятой графе необходимо фамилию имя и отчество отобразить без сокращений, то есть инициалы в этой графе использоваться не должны.

6.       При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе ставится личная подпись работника кадровой службы

7.       Графа 11ть заполняется только в том случае, если работодатель предоставил сотруднику трудовую книжку.

8.       Двенадцатая и тринадцатая графа заполняется только при увольнении сотрудника.

Форма книги учёта движения трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда России номер 69.